Zentraler Einkauf

Viele von Ihnen, vor allem Menschen der älteren Generation, werden wissen, was es bedeutet, mit einem „Haushaltsgeld“ nicht nur einfach sein Auslangen zu finden, sondern auch möglichst viel für dieses Geld zu bekommen. Genau darum geht es im Grunde auch, wenn der Bereich „Zentraler Einkauf“ für alle fünf Einrichtungen von Fortuna sowie für den Vorstand, die Geschäftsführung und die Bereichsleitungen die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen managt.

Der Prozess beginnt bereits im Vorfeld mit der Budgetierung. Die Führungskräfte sind dazu angehalten, möglichst alle planbaren Anschaffungen und erforderlichen Leistungen, wie auch notwendige Investitionen und Reparaturen für ein Jahr im Voraus zu budgetieren. Das veranschlagte Budget wird dann von den Mitgliedern des Vorstandes genehmigt oder, falls erforderlich, werden Anpassungen vorgenommen. Sobald das verfügbare Budget bekannt ist, übernimmt in den strategisch wichtigen Bereichen der Zentrale Einkauf und startet je nach Bedarf mit einer Ausschreibung, Vertragsverhandlungen oder der Bestellung bzw. Beauftragung von Waren und Dienstleistungen.

Das Aufgabengebiet dieses Bereiches ist sehr breit gefächert und reicht von der Beschaffung von Haushaltsartikeln und Lebensmitteln, Büromaterial, Werbeartikeln oder Büromöbeln, über den Ankauf medizinischer Geräte oder technischer Ausstattung, bis hin zur Ausschreibung und Verhandlung von Rahmenverträgen, wie bspw. für Pflegeartikel und Hygienematerialien oder für die Verpflegung der Bewohnerinnen und Bewohner.

Der gesamte Prozess der Beschaffung unterliegt, wie auch zahlreiche andere Prozesse bei Fortuna, internen Standards und Richtlinien. So geht es beispielsweise in der „Beschaffungsrichtlinie“ darum zu definieren, bis zu welcher Budgethöhe wieviele Vergleichsofferte eingeholt werden müssen und wer bis zu welchem Umfang Aufträge vergeben oder Bestellungen durchführen darf. Ziele dieser Richtlinie sind unter anderem die Sicherstellung einer fairen, objektiven und transparenten Auftragsvergabe sowie die Erhaltung der gleichbleibend hohen Qualität von Waren und Dienstleistungen für alle Einrichtungen. Des Weiteren gilt hierbei das Vier-Augen-Prinzip: Das bedeutet, dass zur gegenseitigen Kontrolle und der doppelten Prüfung der Inhalte mindestens zwei Berechtigte ihre Unterschrift leisten müssen.

Der Zentrale Einkauf bietet auch Unterstützungs- und Serviceleistungen für alle Fortuna Einrichtungen: So werden bspw. Offerte, welche direkt von den Einrichtungen eingeholt werden, hinsichtlich Vergleichbarkeit der angebotenen Leistungen, Vollständigkeit und inhaltlicher Stimmigkeit überprüft. Für wiederkehrende Leistungen, wie zum Beispiel die Reinigung der Appartements und öffentlichen Bereiche, die Wartung von Notrufanlagen oder die Beschaffung von Pflegematerial werden Ausschreibungen für den Abschluss von (meist mehrjährigen) Rahmenverträgen durchgeführt. Jene Unternehmen, welche das beste Preis-/Leistungsverhältnis anbieten, erhalten dabei den Zuschlag. Die Einrichtungen können so in der Folge direkt bei diesen Unternehmen bestellen und können sich – auch im Interesse der Bewohnerinnen und Bewohner – darauf verlassen, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erhalten.

Herr Ing. Karl Svoboda, MBA, betreut den Zentralen Einkauf als Bereichsleiter gemeinsam mit Frau Melanie Planinc. Gemeinsam tragen die beiden, mit all ihren vielfältigen Aufgaben, maßgeblich dazu bei, mit den Einnahmen, die Fortuna durch den Betrieb erhält, so sorgfältig und effizient wie möglich zu wirtschaften. Oberstes Ziel ist dabei, den Bewohnerinnen und Bewohnern von Fortuna die höchstmögliche Qualität bieten zu können und dabei die Kosten für Appartement, Pflege und Betreuung sowie diverse Leistungen nicht drastisch erhöhen zu müssen.


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Herr Ingenieur Svoboda ist 61 Jahre alt, lebt in Wien, ist verheiratet und hat einen Sohn. Privat verbringt er gerne viel Zeit mit seiner Familie, hält sich in der Natur auf und ist neben Fortuna ehrenamtlich als Rettungssanitäter aktiv. Zusätzliches Interesse hat er, neben den elektronischen Medien, auch noch für Politik und Gegenwartsgeschichte, denen er durch Lesen von Büchern und Printmedien sowie dem Anschauen von (TV-)Dokumentationen nachkommt.